Rédiger un courrier administratif en 5 étapes

Aujourd’hui, je souhaitais aborder avec vous l’une de mes prestations « chouchou » (outre la correction de mémoires et la rédaction de lettres Fongecif) : la rédaction de courriers administratifs. Les cas dans lesquels vous pouvez être amené à devoir rédiger ce type de courrier sont nombreux : une demande de délai de paiement aux impôts, une réclamation à la CPAM, la résiliation de votre bail auprès de votre bailleur, une contestation auprès de l’URSSAF…

Pour l’ensemble de ces démarches administratives, il est important de garder une trace – écrite 🙂 – de vos demandes et échanges avec l’organisme concerné. Cet écrit servira à titre de preuve, le cas échéant. Nul besoin de rédiger une lettre longue et complexe, mais il est indispensable de mettre sur papier une lettre formelle, à envoyer par recommandé avec accusé de réception. Mais vous vous demandez sans doute comment rédiger ce courrier administratif. Par où commencer ?

Voici les 5 éléments-clés d’une lettre administrative

Un courrier administratif comporte généralement 5 éléments :

(1) Entête

Rien de très sorcier, il s’agit ici d’indiquer :

• Vos coordonnées ;
• Les coordonnées de votre destinataire.
• Précisez le service concerné et, si possible, le nom de la personne en charge du suivi de votre dossier ;
• La date ;
• L’objet de votre demande et, le cas échéant, les références de votre dossier.

(2) Contexte

Introduisez ici votre demande et précisez le contexte. Soyez bref : une ou deux phrases suffisent.

(3) Demande

Exposez ici votre demande en détaillant ce que vous attendez du service concerné. Vous pouvez également faire référence aux pièces que vous souhaitez joindre à votre courrier.

(4) Formule de politesse

Terminez votre courrier par une formule de politesse adaptée.

(5) Signature

N’oubliez pas de signer votre courrier et de le relire afin de vérifier que tout est clair et correctement formulé.

Voilà, votre courrier est prêt à être envoyé ! Attention, même en cas de réclamation, veillez toujours à rester poli. Si votre courrier a été écrit sous le coup de l’énervement, délaissez-le quelques jours, quitte à le retravailler plus tard, lorsque la colère sera retombée.

Un modèle de lettre administrative à télécharger

Parce qu’un exemple concret est toujours plus parlant, n’hésitez pas à télécharger cet exemple de courrier administratif. Il vous donnera une idée de la structure et de la mise en forme d’une lettre administrative.

*

Voilà, j’espère que ces quelques éléments vous seront utiles. Toutefois, si vous souhaitez obtenir de l’aide dans la rédaction de votre courrier administratif, n’hésitez pas à contacter votre écrivain public – contact[at]neoplume.fr – 06 28 39 51 63

À très vite 🙂