Bien rédiger un email d’absence

L’été approche (et si le soleil voulait bien pointer le bout de son nez, ce serait encore mieux) et, avec lui… les vacances ! Vous partez pendant quelques jours ou quelques semaines ? Que vous soyez à votre compte ou salarié, il va falloir penser à rédiger un email d’absence. Eh oui, pendant que vous profitez du sable chaud, d’autres continuent à travailler. Comment bien écrire votre courriel d’absence ? Quels sont les écueils à éviter ? Voici quelques conseils pour rédiger un email d’absence percutant et efficace 😉

Écrire un email d’absence du bureau : la forme

Du professionnalisme avant tout

Professionnalisme : tel est le maître mot à respecter, selon moi, lors de la rédaction d’un email dans le cadre de votre travail (qu’il s’agisse d’un email d’absence ou d’un autre type de message, d’ailleurs). Lorsque vous rédigerez votre texte pour prévenir de vos congés, mettez-vous dans la peau de vos prospects ou clients. Pour plusieurs d’entre eux, il s’agira de leur premier contact avec vous ou votre société. Ne vous connaissant pas, ils ont besoin d’être rassurés. Il est donc important de leur laisser une image professionnelle !

Une image professionnelle n’est pas synonyme d’une image austère et froide. Vous pouvez tout à fait tenter, lors de la rédaction de votre email, une petite touche humoristique ou décalée. Bien sûr, ne tombez pas dans l’excès. Nul besoin de dire que « vous vous éclatez tellement en vacances que vous n’êtes pas certain.e de revenir au bureau ». Si ce type de message fera sans doute rire vos collègues, je ne suis pas certaine que votre patron ou vos clients apprécient… Tout est donc une question de dosage : le degré d’originalité de votre email pourra varier en fonction de votre emploi et de votre public cible.

Une orthographe irréprochable

Vous me direz certainement que je me répète (déformation professionnelle oblige) : évitez à tout prix les fautes d’orthographe dans votre courriel d’absence ! Il en va de votre image de marque… Car cet email sera lu par toutes les personnes qui tenteront de vous contacter pendant vos vacances. Relisez donc bien votre texte, plusieurs fois si nécessaire, afin de n’y laisser aucune coquille 😉

Rédiger un email d'absence

Rédiger un message d’absence : le contenu

Pour que votre message soit efficace, il doit être clair et concis. Nul besoin d’abreuver votre interlocuteur de moult détails personnels. Allez droit au but !

  • Une formule de courtoisie : introduisez votre mail par un « Bonjour » et remerciez votre interlocuteur de vous avoir contacté.e
  • Spécifiez vos dates d’absence ou la date de votre retour au bureau : votre contact doit savoir quand vous serez à nouveau disponible !
  • Si vous travaillez au sein d’une structure comportant plusieurs collaborateurs ou au sein d’une équipe, proposez les coordonnées d’une personne à contacter pour les dossiers urgents.
  • Terminez votre email par une formule de politesse.
  • Vous travaillez dans un contexte international ? Rédigez votre email dans la langue utilisée par vos interlocuteurs. Vous trouverez un exemple d’email en anglais ici.

Un modèle d’email d’absence

Voici ces quelques conseils mis en application avec un exemple de courriel d’absence, classique, mais efficace.

« Bonjour,

Je vous remercie pour votre message.
Je suis absent.e du bureau du (date) au (date) inclus. N’ayant pas accès à ma messagerie pendant cette période, je répondrai à votre email dès mon retour, le (date).

Pour toute urgence, vous pouvez contacter (prénom nom) à cette adresse : (adresse email de la personne à contacter).

Cordialement,

(Signature) »

Libre à vous d’adapter ce message en le rendant un peu plus personnel ou original. Je vous invite à consulter les exemples donnés par le site asap.

Dernier point : à votre retour de congé, n’oubliez pas de répondre aux messages que vous avez reçus ; pensez également à bien désactiver votre réponse automatique.

Et vous, quel message d’absence avez-vous prévu de rédiger pour cet été ?
Bonnes vacances à tous 🙂

Crédit photo : Pixabay

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